Quản lý thời gian để nâng cao hiệu quả công việc
Một câu hỏi quan trọng, bạn cần phải hỏi chính mình đó là:
Bạn dành thời gian của mình vào việc gì?
Chúng ta thường có xu hướng nghĩ rằng quản lý thời gian nghĩa là cố gắng làm nhiều việc trong một ngày nhất có thể. Nhưng thật ra nếu bạn nghĩ như vậy thì sẽ chẳng bao giờ hết việc trong một ngày cả. Điều bạn phải nên tự đặt câu hỏi chính mình đó là: Bạn sẽ dành thời gian của mình vào những công việc gì để tạo nên kết quả hữu ích cho cuộc sống của mình?
Vậy làm thế nào để chúng ta xác định những lĩnh vực quan trọng của bản thân?
Bánh Xe Cuộc Đời – Xác định các lĩnh vực quan trọng
Rất đơn giản, bạn chỉ cần sử dụng một công cụ là Bánh Xe Cuộc Đời. Tôi đã từng có chia sẻ về công cụ này trong một bài viết trước đây. Bạn có thể vào bài viết Làm Thế Nào Để Cân Bằng Cuộc Sống Bằng Bánh Xe Cuộc Đời để đọc về nó.
Bạn cần lưu ý rằng nếu bạn không thực hiện bài tập xác định lĩnh vực quan trọng thì tất cả những gì tôi chia sẻ phía sau đây sẽ không còn tác dụng gì nữa, vậy nên nếu bạn chưa thực hiện, hãy ngừng đọc và bắt tay vào làm ngay.
Phương pháp sắp xếp và lên kế hoạch
a. Lên kế hoạch tuần
Mỗi cuối tuần bạn nên dành ra một tiếng để lên kế hoạch cho tuần tiếp theo. Bây giờ khi đã có Bánh Xe Cuộc Đời (BXCĐ), chắc chắn việc lên kế hoạch sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.Trước hết, hãy bắt đầu bằng việc tự đánh giá lại BXCĐ của mình trong tuần vừa qua. Có lĩnh vực nào bạn đã làm rất tốt hay không? Có lĩnh vực nào cần phải cải thiện? Điểm số trong từng lĩnh vực trong tuần này là bao nhiêu? Mục tiêu cùa bạn trong tuần này là gì để cải thiện những lĩnh vực chưa tốt? Sau khi đã đánh giá và có một danh sách mục tiêu bạn muốn đạt được trong tuần, hãy bắt đầu phân bổ những mục tiêu này vào từng ngày trong tuần. Bạn lưu ý là sẽ có hai loại mục tiêu: 1) Các mục tiêu lặp đi lặp lại trong tuần (tập thể dục, đọc sách v.v.) và 2) Các mục tiêu tới ngày đó phải thực hiện được.
b. Lên kế hoạch ngày
Sau khi đã phân bổ các mục tiêu phải hoàn thành vào từng ngày trong tuần, bạn vẫn cần phải lên kế hoạch ngày. Lý do là vì bạn sẽ không biết được chuyện gì sẽ xen ngang vào kế hoạch của bạn, cho nên việc lên kế hoạch ngày rất quan trọng để đảm bảo rằng bạn có thể phản ứng linh hoạt với các việc xen ngang. Tôi sử dụng một kỹ thuật gọi là time blocking (đặt lịch/chặn thời gian) của tác giả Cal Newport để lên kế hoạch cho ngày của mình. Cách sử dụng rất đơn giản, đối với mỗi mục tiêu mà bạn muốn thực hiện, hãy đặt lịch cho chúng.
Ví dụ:
Thứ 2:
6:30 – 7:30: Tập Yoga
9:00 – 10:00: Họp với content team
10:30 – 11:30: Review lại kế hoạch triển khai cho giai đoạn tiếp theo
15:00 – 17:00: Phác thảo giao diện sử dụng mới
20:00 – 21:45: Đọc sách
…
Chắc chắn nhiều bạn sẽ nói tôi rằng: “Nhưng mà mình cũng đã từng làm thử như vậy nhưng không thể nào theo được thời khóa biểu này?” Tôi hiểu điều đó, vì tôi cũng từng như bạn. Ở phần 3, tôi sẽ chia sẻ với bạn cách hoàn thành những mục tiêu này với thời khóa biểu bạn đã đề ra. Hãy cứ yên tâm bạn nhé.
Còn bây giờ KASH Việt Nam sẽ chia sẻ với bạn lý do tại sao ta phải đặt lịch/chặn thời gian. Đó là vì khi nó nằm ở trên lịch, khả năng bạn thực hiện nó sẽ cao hơn so với khi bạn không đặt lịch cho nó. Bên cạnh đó bạn sẽ không tốn năng lượng để suy nghĩ xem mình nên làm gì vào lúc này, vì nó đã có ở trên lịch của bạn rồi. Ngoài ra, nếu có công việc gấp xen vào bạn sẽ đánh giá xem mình nên làm gì với nó: để nó xen ngang vào, hay từ chối nó vì biết rằng mình đang có việc phải làm. Để đặt lịch, bạn nên sử dụng Google Calendar hoặc Outlook Calendar để làm điều này. Có thêm smartphone để hỗ trợ bạn thì càng tốt.
Bạn làm việc hiệu quả nhất là khi nào?
Một trong những cách để tận dụng thời gian trong ngày của bạn là xác định xem bạn làm việc hiệu quả nhất là trong khoảng thời gian nào. Một vài nghiên cứu cho thấy chúng ta tỉnh táo và nhiều năng lượng nhất là khoảng từ 1.5 giờ đến 2 giờ sau khi thức dậy. Tuy nhiên cũng có những người làm việc hiệu quả vào buổi khuya khi không có ai làm phiền họ. Mấu chốt ở đây là bạn phải xác định khoảng thời gian đó của mình. Tạo danh sách làm việc: là một chuỗi các hoạt động mà bạn thực hiện lập đi lập lại hết ngày này qua ngày khác. Khi nghi thức được thực hiện, nó sẽ tự động kích hoạt cảm xúc và trạng thái cụ thể được liên kết với nghi thức đó.
Ví dụ như danh sách làm việc mỗi ngày của tôi theo trình tự như sau:
– 8h sáng có mặt ở quán café quen thuộc gần công ty
– Gọi một ly café sữa 20k
– Rót một ly nước lọc
– Đến một trong ba chỗ ngồi quen thuộc trong quán
– Cất điện thoại vào cặp táp
– Mở laptop lên
– Cắm headphone
– Bật playlist bài nhạc làm việc quen thuộc
– Tập trung làm việc đến 10h hoặc 10h30 sáng
– Đóng máy và lên công ty tiếp tục làm việc….
Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, bạn hãy để lại chia sẻ ở phía dưới để cùng KASH Việt Nam cùng thảo luận nhé.
Thân mến,